TICKETBAI ya está en iGEO

TicketBAI ya esta en iGEO

El sistema de facturacion de TicketBAI ya está en iGEO disponible.

A continuación os vamos a explicar en detalle todo lo que debéis conocer sobre TicketBAI y como hemos desarrollado en iGEO esta funcionalidad para que todas las empresas que lo necesiéis tengáis en vuestra mano esta herramienta.

Además, como bien sabéis, desde iGEO siempre hemos apostado por la digitalización para mejorar e implementar todos los procesos de vuestra empresa y optimizar al máximo los resultados.

Adaptación de iGEO a las nuevas exigencias administrativas

iGEO ERP Cloud Platform, está consolidada desde hace años como uno de los softwares de control de plagas y sanidad ambiental más utilizados.

Nuestro software se expande por más de 15 países donde estamos presentes. Ya son 900 empresas en todo el mundo las que trabajan con iGEO, y más de 10.000 usuarios utilizan el software a diario.

La adaptación de iGEO a las diferentes exigencias legislativas por parte de la Administración provoca la aparición de nuevas funcionalidades que permiten a todas las empresas que trabajan con nuestro software cumplir y estar al día de todas las exigencias.

En este caso, para afrontar las nuevas obligaciones que las compañías de Control de Plagas en Euskadi deben cumplir para adecuarse al cumplimiento de las obligaciones tributarias con las Haciendas Forales, iGEO ERP Cloud Platform elabora el proyecto “TicketBAI” de trabajo y registro, como software garante de facturación electrónica TicketBAI.

El principal objetivo es que desde nuestra aplicación todos los clientes que trabajen con las obligaciones tributarias en las Haciendas Forales de Euskadi tengan en su mano la herramienta de facturación electrónica exigida por las Haciendas Forales de Euskadi.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un proyecto común de las Haciendas Forales y del Gobierno Vasco.

Tiene claramente definido dos objetivos: luchar contra el fraude fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones del contribuyente digitalizándolas.

Al mismo tiempo se pretende tener un mayor control de los ingresos de aquellos negocios que reciben pagos en efectivo.

Garantizar la equidad y que cada persona o negocio tribute en función de su capacidad económica real, al mismo tiempo que se protege al consumidor que tendrá un ticket por cada compra que realiza y podrá reclamar sus derechos.

También se contribuye a la reducción de los costes de cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Al fin y al cabo, Ticket BAI pretende que todas las transacciones queden registradas digitalmente implantando una serie de obligaciones legales y técnicas en los softwares de facturación de las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades económicas, con el fin de que la Hacienda Foral pueda controlar sus ingresos.

Que requerimientos tienen que tener los softwares para cumplir con TICKETBAI

TicketBAI supone que las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades económicas deberán utilizar, a partir del 01-01-2022.

Un software de facturación que cumpla los siguientes requisitos:

  • Inmediatamente antes de emitir una factura, deberán generar un fichero informático firmado de forma electrónica (fichero TicketBAI).
  • La factura que justifique las operaciones deberá incluir un código identificativo del documento y un código QR.
  • Estos códigos permitirán a los consumidores comprobar en la página web de la Diputación Foral si la persona que ha emitido la factura la ha declarado como ingreso en la Hacienda Foral.
  • El fichero TicketBAI deberá ser enviado a la Hacienda Foral en los plazos establecidos en la normativa tributaria correspondiente.

Proceso de facturación de TICKETBAI

Para cumplir los requisitos del software garante TicketBAI, el software de facturación, cada vez que emitan una factura, deberán seguir el siguiente proceso:

  • Se deberá generar un fichero XML que cumpla con el diseño y el contenido del esquema del formato TicketBAI (fichero TicketBAI).
  • El fichero TicketBAI deberá ser firmado electrónicamente.
  • Se generará la factura, bien en formato físico o en formato electrónico.
  • La factura debe incorporar dos contenidos adicionales:
    – Un identificativo TicketBAI.
    – Código QR.
  • Para la creación de estos dos contenidos es necesario utilizar parte de la firma electrónica del fichero TicketBAI.
  • Se remitirá el fichero TicketBAI a la Hacienda Foral correspondiente, dentro del capítulo de ingresos y facturas emitidas (para las personas físicas) y del capítulo de facturas emitidas (para las personas jurídicas) del libro registro de operaciones económicas, en los plazos y formatos establecidos reglamentariamente.

¿Qué bloques de información contienen los ficheros TicketBai?

  • Sujetos: emisor, destinatarios, varios destinatarios, factura emitida por terceros o destinatarios, etc.
  • Factura – Cabecera factura: entre otros campos, serie factura, número factura, fecha de expedición, hora de expedición, factura simplificada, factura emitida en sustitución de factura simplificada, factura rectificativa, facturas rectificadas, etc.
  • Factura – Datos factura: entre otros campos, fecha de operación, descripción factura, importe total factura, base imponible a coste, claves de regímenes de IVA y operaciones con trascendencia tributaria, etc.
  • Factura – Desglose a nivel de factura: entre otros campos, sujeta, exenta, causa de exención, base imponible exenta, tipo no exenta, base imponible, etc.
  • Huellas TBAI:
    – Encadenamiento factura anterior. Serie, número de factura, fecha de expedición y firma de la factura anterior.
    – Licencia TBAI, proporcionada por el registro de software garante TBAI, identificación de la entidad desarrolladora y denominación del software.

Diseño facturas de IGEO en relación con TICKETBAI

iGEO ERP Cloud Platform cumple con la ubicación del código TicketBAI y del código QR de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 de la ORDEN FORAL 1482/2020, de 9 de septiembre.

Nuestro sistema de diseño de plantillas nos permite adaptarnos a los diferentes escenarios que nos pueda plantear el cliente con respecto al formato de sus facturas.

Por supuesto, siempre tendremos que conservar el espíritu de la norma y para dar respuesta a la configuración establecida por TicketBAI, tanto el identificador cómo el código QR podrán colocarse en la posición más adecuada en base a la orientación de las facturas:

  • Orientación vertical: Se ubicará en la parte inferior de la factura en formato de una sola línea y debajo del código QR TicketBAI.
  • Orientación horizontal: Se ubicará en la parte derecha de la factura en una única línea y debajo del código QR TicketBAI.

Si se produjera la casuística de que el identificativo TicketBAI no pudiera ser incluido en una única línea, se extenderá en varias líneas consecutivas, separando por un guión “-“ el último carácter de cada línea.

Nuestro software iGEO ERP Cloud Platform dispone de la funcionalidad de verificación presencial requerida, en la que se muestra la siguiente información:

  • Número de identificación fiscal y razón social
  • Nombre del software garante: iGEO ERP Cloud Platform.
  • Versión del software garante.

Todo este proyecto de TicketBAI en iGEO ha sido un recorrido largo en el que hemos estado en contínuo contacto con la Administración pertinente para que nuestro sistema de facturación tenga el visto bueno por su parte.

Para que veáis como iGEO ya está registrada de forma oficial, os invitamos a que accedáis al listado de registros de software de Bizkaia Batuz y encontraréis nuestro software inscrito desde el mes de septiembre.

Por supuesto que independientemente de la Hacienda Foral a la que pertenezcas, podrás trabajar con iGEO perfectamente.

Si surgen más novedades y actualizaciones al respecto, os las haremos llegar mediante todos nuestros canales.

Recordad que en nuestro blog también publicaremos diferentes contenidos relacionados con iGEO, el sector y la Administración Pública.

Desanular una factura rectificativa

Desanular una factura rectificativa

Os vamos a explicar que utilidad tiene la funcionalidad para poder desanular una factura rectificativa.

El objetivo es que si en alguna ocasión generas una factura rectificativa por error y quieres “dar un paso atrás”, tengas a tu disposición un botón que te permita eliminar esa rectificativa y dejar a la factura original tal y como estaba en un principio, sin estar anulada.

Como siempre nos gustar mostraros en el blog es un caso real para que veáis lo simple que es realizar esta anulación y las consecuencias de la misma.

Supongamos que tenemos una factura, cuyo estado es Emitida, pero no cobrada (recordar que solo se puede crear una rectificativa de una factura que esté solamente emitida).

En la parte inferior encontraréis el botón de color naranja «Anular factura», para que se pueda crear una factura rectificativa vinculada a esta.

Como sucedía hasta ahora, al hacer clic sobre este botón aparece una pantalla para que confirmemos la anulación de la factura.

Es importante que tengamos en cuenta las dos opciones que aparecen en pantalla.

La primera para «Generar una venta con el mismo importe que la factura, pero en negativo» y la segunda para «Generar una factura pendiente de emitir, igual que la anulada».

Cuando confirmemos la anulación de la factura, tendremos una factura en estado «Anulada» y otra factura en estado «Rectificativa«.

Ahora viene el quid de la funcionalidad. Imaginemos que por error hemos anulado la factura, y tenemos ahora la factura anulada y la rectificativa, y queremos dar «marcha atrás» y volver al estado anterior donde solo existía una factura en estado emitida.

La solución que hemos propuesto ahora es muy sencilla. Solamente tendremos que acceder a la pantalla de la factura en estado «Anulada» y en la parte inferior clicar en el botón rojo «Desanular factura».

Con esta acción estaremos ELIMINANDO la factura rectificativa, y convirtiendo la anulada en Emitida.

Ahora el contrato/venta volverá a tener vinculada una sola factura, en estado Emitida.

Ya sabéis como se puede desanular una factura rectificativa.
En nuestro blog os explicaremos otras funcionalidades nuevas que hemos desarrollado en iGEO.

Personaliza el Portal Técnico

Personaliza Portal Técnico

Personaliza el Portal Técnico a tu gusto y elige que secciones forman parte del Certificado de Servicio.

De esta manera adpatarás el contenido de los Certificados de Servicio para aquellos casos en los que necesites adecuar esta pantalla a tus técnicos.

Esta personalización es individual para cada línea de negocio.

A continuación os explicamos con sencillos pasos como se personaliza:

Primero debemos de acceder dentro de Catálogo>Línea de Negocio>Secciones Orden de Trabajo.

Desde esta pantalla aparecen todas las secciones que vienen visibles por defecto en el certificado de servicio de dicha línea de negocio.

En caso de que queramos personalizar los apartados del Certificados de Servicio, solo debemos clicar en «Editar configuración» y seleccionar mediante los check, los apartados que queremos que se reflejen en el Certificado de Servicio.

Cuando terminemos de marcar las secciones que queremos ver en el Certificado de Servicio, pincharemos en el botón verde «Guardar» y quedará listo para las ordenes de trabajo pendiente de ejecución.

Ya sabes como se Personaliza el Portal Técnico. Si quieres estar al tanto de otras funcionalidades que hemos añadido en iGEO, accede a nuestro blog y estáte al tanto de las últimas novedades.

Estado contrato: Aceptado pendiente de activar

Estado contrato: Aceptado pendiente de activar

A continuación os explicamos el nuevo estado del contrato: Aceptado pendiente de activar.

Antes de todo, queremos que tengáis claro el escenario en el que tenéis que asignar a los contratos este estado. Es para aquellos clientes que os han aceptado el contrato, pero este entra en vigor dentro de fechas futuras.

Esta funcionalidad está disponible tanto si hacemos la renovación individual del contrato, como si la hacemos de forma masiva a varios contratos.

Para que veáis un ejemplo de lo sencilla pero efectiva de esta funcionalidad, os invitamos a que echéis un vistazo a lo siguiente:

Desde CRM>Contratos, accedemos a la tabla de «Pdtes de renovar» y clicamos en un contrato que queramos renovar.
Como bien sabéis, en la parte inferior encontraréis el botón «Renovar contrato».

Al clicar esta opción, aparecerá la pantalla que habitualmente conocemos donde podremos elegir si hacemos un incremento del precio (en porcentaje), si queremos enviar la carta de renovación y si trasladamos comisiones al contrato renovado.

Ahora, hemos añadido las dos opciones que definen el estado en el que queremos que se quede el contrato «Pendiente de aceptar» o «Aceptado pendiente de activar».

El estado «Pendiente de aceptar» no se ha modificado, y se tiene que utilizar en el caso de que queramos enviar al cliente el nuevo contrato, para saber si finalmente lo acepta o no.

El nuevo estado «Aceptado pendiente de activar» es el que debemos vincular al contrato en caso de que ya conozcamos que el cliente acepta el nuevo contrato.

Si seleccionamos esta última opción, el proceso será exactamente igual que hasta ahora. De hecho, cuando estamos realizando la renovación del contrato, en el segundo paso, debemos definir la fecha de inicio y fecha fin del contrato.

La fecha de inicio tiene un valor muy importante, porque será ese mismo dia cuando el contrato pasará de forma automática al estado «Activo».

En nuestro ejemplo, como se aprecia en la imagen, la «Fecha de inicio» está seleccionada para el 19/09/2021.
Esto quiere decir que cuando llegue esa fecha, el contrato pasará a estar «Activo» de forma automática, sin que no tengas que estar pendiente de ello.

Renovación masiva en estado Aceptado pendiente de activar

Para realizar una renovación masiva de contratos y que todos ellos se renueven en estado Aceptado pendiente de activar, debemos acceder a CRM>Contratos>Ptes Renovar.

Desde ese listado, como ya sabéis podemos filtrar para visualizar solamente aquellos contratos que cumplen una serie de condiciones que deseamos.

Una vez tengamos el listado en pantalla, podemos clicar el check del lateral izquierdo, en todos o en varios de ellos y desde la parte superior derecha, en el botón «Acciones», clicaremos en «Renovar contratos».

En el último paso, podremos seleccionar de forma individual a cada contrato, el estado con el que queremos que se renueve.

Como veis es una funcionalidad muy interesante para gestionar los contratos y así tener siempre en nuestra mano el control total y absoluto de los contratos y sus estados.

Si quieres estar al tanto de más novedades de iGEO, accede a nuestro blog.

Sedes potenciales de clientes activos

Sedes potenciales de clientes activos

En esta entrada os vamos a mostrar como debéis gestionar todas aquellas sedes potenciales de clientes activos.

Para ir por paso y entenderlo fácilmente, comencemos desde el principio.

Ya sabéis que en iGEO, para mejorar la labor comercial, desde el principio hemos diferenciado claramente los clientes en activo (con los que existe un contrato o una venta), de aquellos que son potenciales (es decir, tenemos su contacto pero no tenemos vinculación comercial).

Dentro de la ficha de un cliente, existe el concepto de sede: Direcciones de servicio de este cliente (mínimo siempre existirá 1 y puede tener tantas como establecimientos tenga ese cliente).

Pero, ¿qué ocurre si un cliente que está en activo nos pide un presupuesto indicado solo para una de sus sedes que aun no hay vinculación comercial?
Lo primero que tenemos que hacer es marcar desde la ficha de la sede, que es «Sede Potencial».

Como se aprecia en la imagen, en la ficha de la sede debemos marcar el check indicado para indicar que es sede potencial.

De hecho, para diferenciar las sedes de un mismo cliente que son potenciales de las que no lo son, aparece este icono al lado del nombre.

Claramente se distingue unas sedes de otras al visualizar las sedes generales del cliente.

Por supuesto, que a esta sede potencial la podemos vincular presupuestos que enviemos al cliente por email.

Gestionar una sede potencial a nivel comercial

Como hemos comentado antes, a nivel comercial esta funcionalidad permite que los comerciales puedan localizar los presupuestos enviados a sedes potenciales.

Para ello, dentro de CRM>Potenciales>Sedes Potenciales, tendremos un listado de todas ellas, en la que se incluyen tanto de clientes potenciales como de clientes activos.

Además, esta funcionalidad tiene un paso más atractivo aún. Desde el listado de Presupuestos, encontraremos el filtro «Tipo de Cliente», pudiendo seleccionar «Cliente» o «Potencial».

Así de sencillo encontraremos el presupuesto de una sede potencial que queramos revisar y gestionar.

Si quieres estar al tanto de otras novedades de iGEO, del sector de control de plagas o de noticias tecnológicas, accede a nuestro blog.

Finaliza el periodo de validez de los carnets de biocidas

Finaliza el periodo de validez de los carnets de biocidas

Tal y como anunció la Comisión de Salud Pública del Ministerio de Sanidad, a partir de hoy 15 de julio de 2021 finaliza la última prórroga de validez de los carnets básico y cualificado.

A partir de hoy se sustituyen por el Certificado de Profesionalidad de Nivel 2 para control de plagas (aplicadores) y el Certificado de Profesionalidad de Nivel 3 para gestión de servicios para el control de organismos nocivos (responsable técnico).

Por lo tanto, los aplicadores no podrán continuar aplicando biocidas si no están en posesión del Certificado de Profesionalidad correspondiente.

¿Cuál es el objetivo?

El objetivo principal de esta capacitación es garantizar que los trabajadores de nuestro sector cuenten con los conocimientos necesarios para transportar y aplicar productos biocidas.
Todo ello siguiendo las directrices marcadas por las legislaciones europea y nacional.

Proceso de cambio

Este cambio no es una novedad repentina dentro del sector.
En el año 2010, concretamente en el Real Decreto 830/2010 del 25 de junio, ya estableció una moratoria de seis años para que los trabajadores obtuvieran los certificados pertinentes.

Debido a las múltiples dificultades de dicho proceso, la Administración Pública prorrogó el plazo para actualizar la certificación cuatro años más, finalizando el 15 de julio de 2020.

Por último, la aparición del COVID obligó a posponer un año más la fecha de validez de los antiguos carnets hasta hoy.

Revisiones personalizadas para cualquier punto de control de Legionella

Revisiones personalizadas de Legionella

Ahora realiza revisiones personalizadas de cualquier punto de control de Legionella. Ya no hace falta que estén vinculados a una operación en concreto.

Como ya sabéis, desde Configuración>Negocio>Puntos de Control, encontraréis la tabla de puntos de control de las diferentes líneas de negocio, incluida Legionella.

Cada uno de los puntos de control del listado pueden adaptarse a vuestras necesidades, editando cualquiera de sus parámetros (nombre, icono, color, prefijo, etc). Dentro de la ficha del punto de control se les pueden generar cualquier tipo de preguntas que queramos que el técnico responda cuando realice la revisión del mismo.

iGEO permite realizar revisiones personalizadas a los puntos de control de Legionella

Con esta nueva funcionalidad, iGEO permite que realices revisiones personalizadas para los puntos de control que se hayan creado independientemente de la toma de datos.

Supongamos que debéis realizar una revisión de un sistema de clorificación muy concreta y que no está vinculado a una operación de la toma de datos.

iGEO te da la opción de poder crear el punto de control que necesites y que posteriormente puedas realizar su propia revisión.

Para ello, debes acceder a Configuración>Negocio>Operaciones Legionella. Aquí encontrarás la opción «Técnicos pueden revisar puntos de control no vinculados a operaciones de legionella», la cual debemos activar.

Opcion para activar Revisiones personalizadas para cualquier punto de control de Legionella

Tras revisar que esta opción queda activada, procederemos a ejecutar un ejemplo para que podáis verlo de forma práctica y sencilla.

Ejemplo real de revisión del punto de control creado manualmente

Imaginemos que una empresa debe realizar la revisión y el mantenimiento de un equipo de cloración en continuo (clorador).
Para ello, deben crear ese punto de control concreto, colocarlo en la sede y en el plano del cliente para facilitar el trabajo del técnico.

El primer paso entonces es crear dicho punto de control desde la configuración genérica de iGEO. Para seguir este ejemplo, supongamos que creamos el tipo «Equipo de cloración».

A continuación, desde la sede del cliente añadimos este punto de control, e incluso lo adjuntamos a un plano para que le quede más claro al técnico.

Una vez el aplicador ejecuta la orden de trabajo, y accede a la ficha del punto de control en cuestión, se encontrará que desde la propia ficha puede realizar la revisión de ese punto de control clicando en el botón verde «Nueva revisión».

Nueva revisión de un punto de control de Legionella

Ahora solo tiene que realizar la revisión del punto de control contestando a las preguntas que previamente se hayan generado en la ficha del punto de control desde el Portal Oficina.

Revisión personalizada de Legionella

De esta forma en iGEO puedes realizar revisiones personalizadas para cualquier punto de control de Legionella, sin que estos estén vinculados a una operación.

Ya sabéis que el objetivo de iGEO es que podáis personalizar al máximo diferentes parámetros, para que tengáis la posibilidad de trabajar de la mejor manera posible, y facilitaros vuestra tarea diaria.

Si queréis estar al tanto de otras novedades, os invitamos a que accedáis a nuestro blog.

Programar backups en iGEO

Programar backups en iGEO

Ahora podrás programar backups automáticamente en iGEO.

Como ya sabéis la privacidad y seguridad de datos es uno los aspectos y características más importantes para iGEO.

Por ello, aunque nuestros servidores realicen una copia casi al instante y en tiempo real de toda la información, hay empresas que solicitan un backup de sus datos para tenerlos almacenados en sus ordenadores o en otros dispositivos.

Por ello, hemos facilitado la forma de solicitar backups, de tal modo que puedas programar dicha solicitud (de forma mensual, dos veces al mes, o semanal, etc.).

Solicitud de backups de iGEO

El menú de dicha solicitud no ha cambiado de ubicación. Debéis dirigiros a la Configuración>Exportar.

Recordar que solamente tendrá acceso a esta pantalla los usuarios con rol Administrador, para mantener una seguridad extrema en este ámbito.

Pantalla para programar backups en iGEO
Pantalla solicitud backup en iGEO

Si se quiere solicitar una exportación puntual, el proceso a seguir es exactamente que hasta ahora. El usuario con rol Administrador accederá al apartado «Solicitud de backup puntual» y deberá ingresar la contraseña de acceso a iGEO.

Tras esto, debe clicar en el botón azul «Exportar todos sus datos a un fichero» y el Departamento de Seguridad Informática de iGEO iniciará el proceso adecuado, entre el que incluye la confirmación personal del Administrador como parte del proceso de verificación, para realizar la exportación de los datos.

Este es el procedimiento habitual para la solicitud puntual de un backup.

Solicitud para programar un backup en iGEO automático

Si vamos a querer realizar una copia de seguridad de nuestros datos de forma periódica, debemos acceder a esta pantalla, pero en este caso debemos de realizar una pequeña configuración de los datos que aparecen en el panel «Solicitud de servicio automático de backup».

Lo primero que debemos de seleccionar es la periodicidad de la ejecución, seleccionando entre las opciones: Mensual, Dos veces al mes, o Semanal.

Según la opción que indiquemos, podremos diferenciar:

Mensual: Qué día del mes quieres realizar el backup.

Dos veces: Qué dos días del mes quieres realizar la solicitud.

Semanal: Qué día de la semana quieres que se genere la petición.

Tras configurar estos datos, debemos de tener en cuenta los siguientes parámetros.

Seleccione carácter delimitador alfanumérico: Podremos seleccionar si mediante coma (,) o comillas («).

Seleccione carácter separador de campos: En esta opción tenemos tabulador, espacio o línea vertical.

Introduzca el email que tendrá acceso al backup: Al poner el email de GMAIL, llegará un correo electrónico con un enlace que permitirá acceder al backup solicitado.

Cuando hayamos completado estos datos, debemos hacer clic en «Programar exportación automática» y el proceso se habrá completado satisfactoriamente.

Programar backups en iGEO automaticamente

Al realizar estos sencillos pasos, ya sabes programar backups en iGEO automáticamente sin tener que realizar el proceso manual.

Si quieres conocer más novedades y nuevas funcionalidades, accede a nuestro blog.

Aviso por biocidas firmable desde Portal Técnico

AVISO POR BIOCIDA FIRMABLE DESDE EL PORTAL TÉCNICO

Como ya sabéis por normativa se exige que cuando un producto sea biocida, el cliente debe confirmar el uso de dicho producto dentro de sus instalaciones.

Para gestionar este proceso en iGEO, ya sabéis que desde la ficha del servicio podemos vincular productos, incluidos biocidas, para que cuando generemos una orden de trabajo con dicho servicio, el producto vinculado ya aparezca por defecto.

También recordar que si no realizáis la vinculación de forma predeterminada, justo cuando estéis creando las ordenes de trabajo podremos vincular los productos que deseemos a los servicios.

¿Cómo activar la opción de firmar el aviso por biocida?

Para firmar este documento hay dos caminos a seguir, dependiendo de si queremos que nos lo firmen desde el Portal Cliente, o in situ antes de comenzar el servicio desde el Portal Técnico.

Para activar cualquiera de estas opciones, tenemos dos check que activar (dependiendo de la opción deseada) en la ficha de la orden de trabajo.

Firmable desde Portal Cliente

Si queremos que el aviso por biocidas sea firmable desde el Portal Cliente, debemos activar el siguiente check:

Desde este momento, cuando el cliente acceda a su Portal Cliente, encontrará en el apartado «Documentos»>»Pendientes de firmar» el aviso por biocida.

Desde este listado podrá ver cuales son los documentos pendientes de firmar, y al clicar en el botón naranja de la parte derecha se firmará de forma digital dicho aviso.

Así, cuando el técnico llegue a las instalaciones de los clientes podrá mostrar el documento firmado en caso de que sea necesario.

Firmable desde Portal Técnico

En caso de que al llegar la fecha del servicio el cliente no haya firmado aún el documento de aviso por biocida, no hay ningún problema.

Hay que tener en cuenta que previamente, en oficina han activado el check «Aviso biocida firmable desde el Portal Técnico».

Así cuando el técnico acceda a la orden de trabajo desde el Portal Técnico, en la parte inferior encontrarán el botón «Firmar aviso biocida/s».

Al clicar en este botón tendremos la opción de recoger la firma del cliente, junto a su nombre completo y DNI.

De esta forma estará validando el aviso por biocida.

Cuando el cliente nos termine de firmar este documento, podremos comenzar el servicio con la autorización del cliente.

Si quieres estar al tanto de otras novedades, accede a nuestro blog.

Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

En esta entrada te vamos a explicar como trabajar con el Optimizador de Rutas con Inteligencia Artificial (IA).

El objetivo de esta funcionalidad es que no tengáis que estar estructurando las rutas de los técnicos de forma manual, sino que indicando ciertos parámetros se optimice las rutas de forma automática.

A continuación os vamos a detallar que parámetros son necesarios que tengáis configurados para poder utilizar esta funcionalidad y os mostraremos un ejemplo real paso a paso.

¿Cómo es la planificación actual y como mejorará con el optimizador de rutas?

Actualmente se invierte una gran cantidad de tiempo en calcular las rutas de los técnicos y poder coordinar los diferentes servicios.

Se tienen en cuenta diferentes aspectos, como la línea de negocio (plagas, legionella, xilófagos, APPCC/HACCP, etc.), horarios de visita de los clientes, jornada laboral del técnico, casuísticas especiales, avisos y urgencias que surgen, etc.

Imaginad que muchos de estos datos tenemos que tenerlos en nuestra cabeza y acordarnos en el momento en el que vayamos a realizar la planificación.

Pero, ¿qué ocurre si esa persona planificadora no está en la oficina? Ahí tendremos un gran problema, ya que toda esa información tendrá que estar disponible para que en cualquier momento se tenga en cuenta al generar las rutas de los técnicos.

Además, tenemos que añadir un parámetro esencial, el TRÁFICO.

En estos momentos cada uno de nosotros podemos hacer una estimación del tráfico que hay en las diferentes zonas de actuación donde realizamos los servicios. Pero ahora esta información la tenemos en nuestra mano, de forma detallada y que además con el optimizador de rutas se va a tener en cuenta de forma automática para que nos genere la ruta más optimizada de nuestros técnicos.

Esta nueva tecnología es un cambio de paradigma completo en la metodología de planificación de las rutas de nuestros técnicos.

Beneficios del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

  • Ahorro de tiempos al planificar las rutas de los técnicos
  • Ahorro en el tiempo de desplazamiento de nuestros técnicos al tener las rutas optimizadas
  • Realizar más servicios en menos tiempo
  • Modificación de la ruta de forma ágil cuando aparezca un aviso urgente.
  • Ahorro de combustible y gastos de vehículos

Data Quality en la Inteligencia Artificial (IA)

Para que toda esta nueva tecnología que estamos implementando en iGEO optimice los procesos de trabajo diarios, es imprescindible que los datos que tengáis introducidos en iGEO tengan una calidad óptima.

Esto tiene una explicación muy sencilla. La Inteligencia Artificial trabaja directamente con los datos introducidos en iGEO.
Si estos datos no están bien introducidos, el resultado que obtendremos será irreal e infructuoso.

Parámetros que tienes que se tienen en cuenta para optimizar las rutas

  • Distancia entre los servicios
  • Horarios y días permitidos por los clientes
  • Servicios ya confirmados con el cliente
  • Líneas de negocio que trabaja el empleado
  • Horarios de trabajo y de pausa para almorzar
  • Zonas comerciales de los clientes

Ejemplo real del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Lo primero que tenemos que hacer es acceder al módulo PLANNING.

En la parte superior derecha encontraremos el botón «OPTIMIZAR RUTAS».

Al hacer clic en este botón entraremos en el menú para optimizar las rutas según los parámetros que ahora indiquemos.

Los apartados que conforman esta pantalla son:

Paso 1

¿En qué fecha quieres planificar los servicios?

Por ejemplo vamos a poner del 05/07 al 12/07. Con esto estamos indicando que vamos a optimizar la ruta de esta semana indicada.

Elige los servicios que quieres planificar

Debemos dejar reflejado qué ordenes de trabajo queremos incluir en la optimización de rutas. Es posible que coincidan con el rango marcado anteriormente, o por ejemplo podemos aumentar el rango de fechas y seleccionar del 01/07 hasta el 09/07.

Con este margen de fechas estamos solicitando que todas las ordenes que se encuentren entre el 1 de julio y el 9 de julio, las vamos a optimizar y planificar para la semana que transcurre entre el 5 de julio y el 9 de julio.

También, por supuesto que tendremos que seleccionar al técnico al que vamos a optimizar su ruta.
En el caso de que queramos que se incluyan ordenes de trabajo que no tienen a ningún técnico seleccionado previamente, podremos marcar el siguiente check que os mostramos a continuación.

Por último podemos añadir otros filtros, como las zonas comerciales se verán involucradas (multiselector que nos permite seleccionar a más de una), buscador de localidades, por código postal y si queremos incluso filtrar por línea de negocio.

En nuestro ejemplo solo vamos a seleccionar dos zonas comerciales (Barcelona Centro y Barcelona Centro Sur-Oeste).

Una vez tengamos seleccionados los filtros necesarios, haremos clic en el botón verde «Buscar».

Paso 2

Opciones de configuración para la planificación optimizada

En esta pantalla tendremos que indicar todos los aspectos relacionados con las horas de comienzo, pausas y ordenes de trabajo.

En la parte superior indicaremos que horario de pausa (o de almuerzo) queremos dejar marcado para el técnico anteriormente seleccionado.

Opciones Configuración del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Justo a continuación tenemos la tabla de horarios de comienzo y de fin de la jornada laboral del técnico. Si en la ficha del empleado ya habéis introducido este dato, ya aparecerá de forma automática, aunque siempre con la capacidad de hacer cualquier modificación.

También podremos indicar cuanto tiempo de descanso queremos facilitarle al técnico (1 hora, 2 horas, etc).

Configura inicio y el fin de la jornada para el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Importante: Si quieres marcar media hora debes poner 0,5. Si quieres indicar quince minutos debes poner 0,25. Así sucesivamente.

El botón de color naranja «Propagar al resto», nos permite introducir el inicio del día y fin en solo una fecha. Al hacer clic se propaga para el resto de días. De esta forma no tendremos que introducirlo a mano en cada una de las fechas.

Al lado de esta tabla encontraremos un listado donde muestran las ordenes de trabajo confirmadas, pendientes de confirmar o rechazadas.

Como vemos en la imagen del ejemplo, aparecen 3 ordenes de trabajo.

Cada una se encuentra en un estado de confirmación diferente (confirmada, pendiente de confirmación y rechazada).

Estas ordenes aparecen aquí porque entran dentro del rango de búsqueda de fechas realizada anteriormente.

Justo debajo de esta tabla tenemos otro apartado más que os presentamos a continuación.

Ordenes de trabajo para planificar en el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial.

En esta tabla aparecen todos los servicios que cumplen con el tramo propuesto anteriormente.

Es tan sencillo como seleccionar todas las ordenes que queramos que entren en la optimización.

Ordenes de trabajo implementadas para el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Como se observa en la imagen, aparece el número de la orden, la fecha y hora de inicio y fin estimada, el cliente, la sede, zona comercial, estado de confirmación (confirmada, rechazada, pendiente, etc).

En caso de que queramos que alguna de estas ordenes NO sean optimizadas, debemos marcar la opción de la parte derecha de la pantalla.

Es importante que visualicéis que cuando una orden de trabajo tiene un estado de confirmación concreto, su contorno aparece marcado de la debida forma.

Recordar lo siguiente:

  • Si el contorno no está marcado, significa que no se ha confirmado ni el día ni la hora con el cliente.
  • El contorno con líneas discontinuas significa que está pendiente de confirmar.
  • Las ordenes con borde de color grueso, es que se ha confirmado dicha fecha.
  • El marco de color rojo engloba a la orden que está retenida.

Punto de partida

Desde este apartado detallaremos la ubicación desde dónde comienza el técnico la ruta.
Tendremos tres opciones: desde la oficina, desde su casa (la dirección se traslada desde su ficha de empleado) o desde otra dirección (la cual debemos especificar).

Como se aprecia en la imagen, te ubica en un mapa de Google Maps el punto de comienzo de la ruta.

Si queréis introducir de manera manual algún dato, podréis hacerlo. E incluso podréis mover el localizador de Google Maps y arrastrarlo al punto exacto donde queréis marcar que comience la ruta.

Punto de Finalización

Aquí facilitamos tres opciones:

  • Finalizar en el mismo punto de partida.
  • Finalizar justo en la dirección de la última orden de trabajo.
  • Especificar una dirección exacta.

Para que la optimización sea calculada, haremos clic en el botón de color verde «Optimizar».

Tras esto, aparecerá reflejado en el Planning de cada uno de los días del técnico seleccionado.

Cada fecha/día tiene un color predeterminado y nos permitirá diferenciar perfectamente en el mapa de Google Maps, que ruta optimizada por Inteligencia Artificial tiene que realizar.

Debéis observar que aquellas ordenes de trabajo que estaban en estado CONFIRMADAS, mantienen la fecha y hora.

El optimizador es capaz de planificar el resto de servicios teniendo en cuenta las que ya están confirmadas.

Justo a continuación observaremos estas ordenes de trabajo perfectamente ubicadas en el plano.

Si queremos filtrar y solo visualizar la ruta de un día en concreto, solamente tenemos que dejar seleccionado el check de la fecha en concreto.

En el apartado «Resumen de las ordenes/tramos que se han optimizado», encontraremos una tabla resumen que nos muestra todas las ordenes de trabajo que se han tenido en cuenta para optimizar, la duración estimada de cada servicio, las horas de descanso y el resto de datos de cada servicio.

Es muy importante que os fijéis en la tabla de Ordenes No planificadas.

Desde aquí tendremos a mano todas aquellas ordenes que no han sido planificadas y la razón concreta.

De estas forma entenderemos si es que tienen un horario bloqueado, o si el horario de actuación no entra en el rango que hemos asignado anteriormente, o si la por la duración de la orden no entra dentro de lo establecido, etc.

Tras haber revisado todos los datos anteriores, debemos confirmar el proceso para que se lleve a cabo la optimización de rutas por Inteligencia Artificial (IA).

Al hacer clic en «Aplicar Optimización», habremos completado todo el proceso y la optimización se habrá llevado a cabo.

Es importante que conozcáis la funcionalidad de «Envío masivo de fechas propuestas a clientes». Esta funcionalidad está íntimamente ligada al Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial.

Os recomendamos estar al tanto del resto de funcionalidades de iGEO que vamos actualizando en nuestro blog.