Envoi massif de courriels de confirmation des services

À cet article, nous vous expliquons le fonctionnement de l’envoi massif de courriels de confirmation des services. Grâce à cette nouvelle option, vous pourrez envoyer en masse un courriel de confirmation avec la date et l’heure de l’intervention, ainsi que d’autres données qui peuvent être personnalisées. 

Avant l’implémentation de cette nouveauté, seulement un courriel pourrait être envoyé par chaque ordre de travail individuel. Afin d’obtenir des consignes complètes, nous vous montrerons l’option précédente, qui sera toujours disponible, ainsi que la nouvelle que nous avons développée.

Envoi de proposition de date et heure d’une seule intervention

Une fois les services du contrat générés, vous trouverez sur la partie supérieure une section appelée « date et heure », ainsi que quatre statuts (« proposé », « en attente de confirmation », « confirmé » et « rejeté »).

Statuts envoi massif de courriels

Sur la partie inférieure, où vous pouvez modifier manuellement la date et heure prévues, il y a aussi un bouton vert, « proposer cette date au.à la client.e ».

Proposer date au client

Si vous cliquez sur lui, vous enverrez un courriel indiquant la date, l’heure, le.la technicien.ne qui effectuera l’intervention et, même, la plaque d’immatriculation du véhicule utilisé pour se déplacer vers les installations du.de la client.e.

Envoyer proposition de date

Envoi massif de courriels avec la date proposée

Si, au lieu d’envoyer un courriel de manière individuelle à chaque client.e, vous souhaitez le faire en masse, vous devrez suivre les étapes affichées ci-dessous.

Sur le module du planning, veuillez aller sur la section « ordres de travail assignés », s’il vous plaît. Sur cette liste, vous pourrez filtrer les OdT sur la base de leur statut (« confirmés », « en attente », « proposés » et « rejetés »).

Une fois que vous aurez obtenu la liste des ordres nécessaires, vous devrez cliquer sur la case de la colonne gauche afin de sélectionner ceux auxquels envoyer le courriel de confirmation de la date et heure du service.

Filtres envoi massif de courriels

Après, vous trouverez sur le coin supérieur droit un bouton appelé « actions ». Si vous cliquez sur lui, l’option « envoyer demande de confirmation au.à la client.e » sera affichée.

Action envoi massif de courriels

Si vous appuyez sur elle, les ordres de travail sélectionnés seront affichés sur l’écran. Vous aurez l’option de réviser le courriel de confirmation de l’intervention, comme le montre l’image suivante :

Envoi massif de courriel confirmation client

Ainsi, vous pourrez modifier individuellement chaque email, si nécessaire.

Le modèle de ce courriel se trouve dans le chemin d’accès suivant : Configuration > Entreprise > Courriels/SMS > Proposition de dates d’un ordre de travail. Lors de l’édition de ce champ, vous verrez que deux variables importantes ont été ajoutées : ${botonAcceptar} (bouton « accepter ») et ${botonRechazar} (bouton « rejeter »).

Éditer courriel

De cette façon, quand vos client.e.s recevront le courriel, ils.elles pourront sélectionner une de ces options afin d’accepter ou rejeter la proposition.

Boutons accepter ou rejeter

Une fois cet email envoyé, le statut de confirmation de chaque ordre changera à « en attente ».

Si les client.e.s cliquent sur « accepter », l’OdT sera converti en « confirmé ».

Statut confirmé

Au cas où la proposition serait rejetée, cette décision s’affichera sur la liste d’ordres de travail.

Statut rejeté

Maintenant, vous savez comment utiliser la nouveauté d’envoi massif de courriels de confirmation de services. Si vous souhaitez rester au courant des dernières fonctionnalités d’iGEO, veuillez consulter notre blog spécialisé.

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