Ajustar la configuración de la serie de facturación para el 2023

Ajustar la configuración de la serie de facturación

Con la entrada en el nuevo año os sugerimos que hay que ajustar la configuración de la serie de facturación con el objetivo de que si aún tenéis que emitir facturas pertenecientes al 2022, el número de estas aparezcan correctamente.

Cómo ajustar la configuración de la serie de facturación

Para recordaros cómo debéis de realizar este ajuste, os facilitamos los pasos que debéis seguir:

1) Accede al módulo Configuración>Facturación/Series.

Configuración>Series Facturación

2) Editar la serie «Normal» o la que tengáis creada y que estéis utilizando para emitir las facturas de 2022 durante los primeros días del 2023.

3) Es posible que en el apartado «prefijo» o «sufijo» hayáis utilizado las variables existentes:

yy year

Como bien sabéis, estas variables siempre se sustituirán por el año en el que nos encontramos o por las dos últimas cifras del año vigente.

4) Para que en vez de cambiarse por el año natural en el que nos encontremos aparezca de forma fija el año 2022, tenemos que escribir en el apartado correspondiente «2022».

Tabla Opción 1 y Opción 2

Así siempre aparecerá este año y al emitir la factura cogerá el año 2022.

 

5) En cuanto al apartado «Contador», existen dos opciones:

– Tener el reseteo anual activado: El contador el día 1 de enero de 2023 lo encontraréis a 0 y tendréis que cambiar a mano esta cifra indicando el número de la última factura emitida.

– Tener el reseteo anual desactivado: Encontremos el contador mostrando el número de la última factura emitida sin que tengamos que modificar nada.

– Importante: El número del contador siempre debe indicar la cifra de la última factura emitida. Es decir, si queremos que la siguiente factura tenga el número 407, en el contador debemos reflejar la cifra 406.


¿Qué es el reseteo anual de las facturas?

Algunas empresas cuando comienza el año prefieren resetear el contador para que la numeración de la factura empiece desde 0. Para ello, solo tenéis que activar esta opción dentro de la ficha de la serie de facturación.

De esta manera, automáticamente el 1 de enero de 2023 el contador se pondrá a 0 sin que tengáis que realizar ningún cambio de manera manual.

Reseteo anual


¿Cómo gestiono la emisión de facturas de 2022 y 2023 al mismo tiempo?

Si os sucede que tenéis que estar emitiendo facturas de 2022 y de 2023 al mismo tiempo, tendréis que hacer el cambio a mano tanto de la variable year o yy, como el ajuste del contador como hemos indicado previamente.

Para agilizar el proceso, intentad emitir de golpe el mayor número posible de facturas de 2022, para que no tengáis que estar realizando en múltiples ocasiones los cambios en la serie de facturación.

Ya tenéis todos los conceptos para ajustar la configuración de la serie de facturación.
Nuestro equipo de soporte os ayudará en caso de que necesitéis realizar cualquier consulta, al email: soporte@igeoerp.com

Si quieres estar al tanto de más noticias de iGEO y del sector, recuerda visitar nuestro blog.

Facturación automática en facturas recapitulativas

Facturación automática en facturas recapitulativas

Descubre la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Ahora, al seleccionar la forma de facturación recapitulativa en un contrato, podremos elegir si queremos que las facturas se generen de forma automática cada mes.

El objetivo de ello, es que nos ayudará a no estar pendiente cada mes de tenerlas que generar de forma manual por nosotros mismos.

¿Cómo se genera la facturación automáticas en facturas recapitulativas?

Dentro del contrato, en el apartado Facturación, deberemos escoger la forma «Recapitulativa», como se muestra a continuación.

Apartado de Facturación al crear un contrato

Como se observa en la imagen, te pregunta «¿Crear las facturas automáticamente cada mes?», si seleccionamos que , tendremos la opción de seleccionar qué día del mes se generarán las facturas.

Tras marcar la opción Sí, podremos seleccionar en qué día del mes

A continuación, debemos seleccionar el modo de las líneas de factura: si es por tratamientos realizados, o por ordenes de trabajo realizadas.

Para entender mejor ambas opciones, pongamos el siguiente ejemplo:

Creamos un contrato, en el que hay 2 servicios de desratización a 200 euros cada visita, y 2 servicios de desinfección a 300 euros cada uno.

Si seleccionamos la opción de «Tratamientos realizados», la factura se verá de está manera:

Si en cambio, optamos por la opción de «Ordenes de trabajo realizadas», aparecerá del siguiente modo.

De esta manera, si visualizamos el listado de facturas de este contrato, veremos que estas se han generado de forma automática.

Esto es todo en cuanto a la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Si quieres conocer otras funcionalidades que hemos incorporado, accede a este enlace.

Facturas Proforma

Factura proforma

Ahora es posible crear facturas proformas, antes de emitir una factura de forma definitiva.

A continuación os explicaremos como podéis beneficiaros de esta nueva funcionalidad.

Mediante la factura proforma, el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.

Desde iGEO, para poder crear una factura proforma, es necesario que activéis esta opción desde la propia serie de facturación.

Debéis entrar en el módulo Configuración, y en la serie de facturación que queráis que tenga disponible las facturas proforma, activar el check correspondiente como mostramos a continuación.

De esta manera, cuando accedamos a la factura que queramos emitir, nos encontraremos con la nueva funcionalidad activa.

En la parte inferior, encontraremos un botón rojo que indica «Imprimir como Proforma».

Además al visualizar la factura proforma, podamos tener un conocimiento exacto de como será la factura definitiva.

Al emitir la factura definitiva, veremos el PDF tal y como lo habíamos visualizado antes en la Proforma.

Una vez emitida la factura definitivamente, ya no se podrá visualizar el botón de PDF de las facturas proformas.

Tras emitir la factura si queremos volver a visualizar la proforma, siempre podremos acudir a la ficha del cliente, y encontrarla en la carpeta «Documentos de la aplicación».

Esperamos que gracias a esta funcionalidad de las facturas proformas, podáis trabajar con una aplicación más completa cada día y os ayude a mejorar.

Si queréis conocer más novedades, accede aquí.