Gestionar servicios y avisos de empleados inactivos

Gestionar avisos y ordenes de trabajo de un empleado inactivo

En esta entrada os vamos a mostrar como gestionar servicios y avisos de empleados inactivos.

Ya sabéis que es bastante común que en ocasiones se tenga que inactivar a un empleado por múltiples circunstancias. Desde iGEO sabemos que justo en el momento de la inactivación pueden quedar ordenes de trabajo aún asignadas a ese empleado e incluso algún aviso que esté gestionando.

Por eso, ahora hemos añadido la siguiente funcionalidad desde la ficha del empleado:

Al indicar la INACTIVACIÓN del empleado, aparecen las siguientes opciones de cara a las ordenes de trabajo y de los avisos.

Ordenes de trabajo asignadas al empleado

A continuación os indicamos que pasaría si seleccionamos cualquiera de las 3 opciones:

Dejar las ordenes de trabajo asignadas: Estas ordenes de trabajo seguirían vinculadas al empleado inactivado.

¿En qué casos podemos utilizar esta opción? Imaginad que inactivamos un empleado porque estará ausente durante 4 dias y después volverá a su puesto de trabajo. En este caso seleccionaremos esta opción para que cuando vuelva siga manteniendo las ordenes de trabajo que tuviera asignadas previamente.

Dejar las ordenes de trabajo sin asignar: En este caso las ordenes de trabajo vinculadas pasarían a no tener a ningún técnico asignado.

Esta opción tiende a utilizarse cuando no tenemos una certeza exacta de a qué técnico le conviene tener asignadas esas ordenes de trabajo, o también en caso de que queramos asignar algunas ordenes a un técnicos y otras a otro técnico.

Reemplazar por otro técnico todas estas ordenes de trabajo: Esta opción te permite vincular todas las ordenes que tuviera el empleado inactivado al técnico que seleccionemos.

Este caso se da solamente en las situaciones en las que sepamos con total seguridad que técnico puede ejecutar las ordenes de trabajo del técnico inactivado.

Para asignar al nuevo técnico solamente tendremos que elegirlo desde el apartado «Asignar ordenes de trabajo a».

Avisos asignados a un técnico

El caso de los avisos es muy similar al comentado anteriormente con las ordenes de trabajo. Aún así, os explicaremos cada opción a continuación:

Dejar los avisos asignados: Seleccionando esta opción, los avisos que tenga asignado el empleado inactivado seguirán perteneciéndole sin causar ningún cambio al respecto.

Dejar los avisos sin asignar: Marcando esta opción, todos los avisos quedarán sin asignar a otro empleado, pudiendo posteriormente asignárselos a otro de los empleados activos.

Reemplazar por otro empleados todos los avisos: En este caso trasladaremos todos los avisos que tenga asignado este empleado, a otro compañero.

Esta opción suele utilizarse en aquellos casos en los que se realice un relevo en el puesto de trabajo o una sustitución.

Diferencia con la opción Cambiar técnicos desde el Planning

Como ya sabéis, en iGEO existe varios caminos para realizar la misma funcionalidad.

Desde el Planning>Gestiones>Cambiar técnico, también tenemos la oportunidad de realizar un cambio masivo de técnicos en las ordenes de trabajo.

La diferencia principal entre esta y la nueva funcionalidad reside en que si en el momento de inactivar al empleado ya tenemos claro quien le va a sustituir en las tareas de ordenes de trabajo y de avisos, lo podemos indicar justo en ese momento, sin tener que acceder al Planning.

Sino, siempre nos quedará la opción desde el módulo del Planning para realizar los cambios necesarios en las ordenes de trabajo.

Con toda esta información ya sabéis gestionar servicios y avisos de empleados inactivos.

Os invitamos a acceder a nuestro blog para que veáis nuevas funcionalidades que hemos añadido en iGEO.

Envío masivo de emails confirmación servicios

Envío masivo de emails confirmación servicios

En este post os explicamos como funciona el envío masivo emails confirmación servicios.
Con esta nueva funcionalidad podremos enviar de forma masiva un email de confirmación con la fecha y hora del servicio, junto a otros datos que podemos personalizar.

Esta funcionalidad antes estaba disponible para realizarla de forma individual por cada orden de trabajo.

Para que tengáis la información fresca, os vamos a mostrar tanto la opción que ya estaba disponible de antes, y que seguiréis contando con ella, como la nueva funcionalidad desarrollada.

Envío de propuesta de fecha y hora individual de un servicio

Una vez tenemos generados los servicios del contrato, en la parte superior encontraremos el apartado «fecha y hora» junto a 4 estados (propuesta, pendiente de confirmación, confirmada y rechazada)

Justo en la parte inferior, donde podemos ajustar de forma manual la fecha y hora prevista, también encontraremos el botón verde de «Proponer al cliente esta fecha».

Al pulsar sobre este botón enviaremos un mail donde indicaremos la fecha, hora, técnico que irá a realizar el servicio e incluye incluso la matrícula del vehículo con el que irá a las instalaciones del cliente.

Envío masivo de mails de la fecha propuesta

Si en vez de enviar este email de forma individual a cada cliente, queremos enviarlo de forma masiva, tienes que seguir los siguientes pasos que te mostramos a continuación.

Desde el módulo de Planning, tendremos que acceder al apartado de Ordenes de Trabajo asignadas.

En este listado podremos filtrar las ordenes según su estado «Confirmadas»; «Pendientes»; «Propuestas» y «Rechazadas».
Podremos filtrar por cualquiera de estos estados.

Una vez tengamos el listado de las ordenes que necesitamos en pantalla, debemos clicar el check de la columna de la izquierda para seleccionar aquellas ordenes de trabajo a las cuales vamos a enviar el mail de confirmación de la fecha y hora del servicio.

Tras activar los checks que os mostramos en la imagen, encontraréis en la parte superior derecha el botón «Acciones».

Al hacer clic sobre él encontraremos la opción «».

Al pinchar esta opción, aparecerá en pantalla las ordenes de trabajo que hemos seleccionado, y la opción de revisar el email de la confirmación del servicio. A continuación os mostremos como se visualiza esta opción:

De esta manera podremos revisar de forma individual cada uno de los emails que enviaremos por si tenemos que modificar algún aspecto.

Recordad, que la plantilla de este email lo encontraréis siguiendo la ruta: Configuración>Empresa>Configurar Emails>Propuesta de Fechas de Orden de Trabajo.

Al editar dicho campo veréis que hemos añadido dos importantes variables: ${botonAcceptar} y ${botonRechazar}


Esto corresponde a dos botones (Aceptar y Rechazar) para que cuando les llegue el mail a los clientes puedan indicar si aceptan o rechazan las propuesta realizada.

Una vez que enviemos dicho mail, el estado de confirmación de cada una de las ordenes pasará al estado «Pendiente».

Si en el correo pinchan en el botón Aceptar, pasará directamente a Confirmado.

En caso de que Rechacen la propuestas, se quedará reflejado tal estado en el listado de ordenes de trabajo como os mostramos a continuación:

Ahora ya sabéis utilizar la funcionalidad de envío de envío masivo emails confirmación servicios.

Si quieres conocer otras grandes novedades que ya forman parte de iGEO, accede a nuestro blog especializado.

Reorganización de las ordenes de trabajo

Reorganizacion de ordenes de trabajo

Gracias a esta nueva funcionalidad, podremos reorganizar ordenes de trabajo cuando el cliente a mitad de contrato, exija poner alguna restricción en el horario de las ordenes de trabajo (rango de fechas de actuación, días concretos u horas específicas).

Esta funcionalidad se puede realizar tanto desde el listado de ordenes de trabajodel contrato, como también desde la sede de un cliente.

Lo primero que debemos de hacer es entrar en el módulo de Configuración>Empresa y activar el check de «Permitir generar ordenes de trabajo según periodicidades».

A continuación, explicaremos las dos opciones existentes.

1) Desde el listado de ordenes de trabajo: Entrando en el contrato, debemos ir al listado de las ordenes de trabajo y visualizaréis el botón de color naranja «Reorganizar Trabajos de esta sede para este contrato».
En esta pantalla podremos configurar el rango de fechas de la reorganización de las ordenes».


2) También podemos aplicar esta funcionalidad para todas las ordenes de trabajo pertenecientes a una sede: Para ello tendremos que entrar en la ficha de la sede y en la parte superior clicar en «Reorganizar trabajos para esta sede», y desde esta pantalla podremos reorganizar las ordenes según las restricciones de día y hora asignadas a la sede.

Por otra parte, si queremos dejar configurado un patrón determinado para que a la hora de la renovación tenga en cuenta como debe crear las ordenes de trabajo, desde el contrato, en el apartado de “Tratamientos contratados” encontraremos el icono de un calendario.

Al clicar en él, aparecerá el listado de las ordenes de trabajo que forman parte del contrato y en la parte superior podremos editar la programación avanzada de las ordenes de trabajo.